💬#33 - Organisation de Surfin DeFi 2023

Proposal en cours de discussion

Contexte

Surfin Bitcoin se tient chaque année à Biarritz fin août et réunit de nombreux bitcoiners, mais pas que. Avec le lancement de NFT Biarritz en 2022 et un premier side event organisé avec succès par DeFi France, on constate que le public de défians est également présent.

Le meetup de 2022 a réuni une centaine de personnes malgré une organisation de dernière minute.

Aussi pour 2023, nous avons décidé de nous y prendre plus tôt et de tirer enseignement de l’édition précédente.

Objet

Nous proposons de réitérer l’événement à l’Espace de l'Océan, une superbe salle de 400m2 en front de mer à Anglet le mercredi 23 août 2023.

En plus d’offrir un emplacement idéal, la salle nous permettra de prolonger la soirée jusqu’à 4h du matin et éviter la frustration de la dernière fois.

La date fait sens car entre NFT Biarritz et Surfin Bitcoin : beaucoup de blockchain enthusiasts devraient être sur Biarritz.

A noter qu’elle tombe en même temps que la soirée VIB de Surfin mais ne s’adresse vraiment pas au même public. La soirée VIB est une soirée privée pour professionnels à 400€ alors qu’on propose une soirée DeFi gratuite, ouverte à tous.

L’idée est d’organiser une table ronde en faisant revenir les premiers intervenants de DeFi France.

Dans ce sens, TokenBrice, Marc Zeller, Pascal Tallarida et Arthur Micoulet ont donné leur accord de principe et @Cyrille se propose de l’animer.

Le thème de la table ronde reste à définir et nous sommes preneurs de suggestions.

A la suite de la table ronde, nous proposerons boissons et collations ainsi qu’un peu de musique afin de discuter et festoyer entre défians face à l’océan.

Afin de réduire les coûts pour DeFi France, ceux-ci seront mutualisés avec d’autres intervenants qui bénéficieront de la salle plus tôt dans la journée.

Le but est, comme d’habitude de couvrir la totalité des coûts restants à l’aide de sponsors.

Implémentation

@Arnaud64, @Ripcordchain et @Thibault - La crypto-team ont déjà fait un travail colossal de démarchage et de recherche de partenaires.

Partenaires

Les partenaires vont participer aux frais de location de la salle et bénéficier d'un créneau horaire pendant la journée et d’un espace commun afin de tenir un stand.

Chaque créneau horaire sera considéré comme un événement distinct. Il ne s’agit pas d’un événement commun à DeFi France et ses partenaires mais simplement d’un partage de créneaux horaires.

Aujourd’hui 3 partenaires ont validé leur participation avant notre créneau, l’idée est d’en trouver d’autres afin de diminuer encore le budget.

• ArchEthic : projet français de Blockchain layer 1. Ils réunissent leur communauté et présenteront leur Blockchain, leur Wallet et leur nouvelle plateforme DeFi.

• Finance Innovation : pôle de compétitivité mondial créé par l’Etat en 2007 pour accompagner et développer la finance de demain. FI a créé récemment une branche DeFi. En partenariat avec le groupe CGI, ils pourraient profiter de l'événement pour présenter des projets/protocoles qu'ils financent et accompagnent.

• Polkadot France : Event pour présenter l'écosystème DeFi sur Polkadot.

• Pyratz

La salle

Arnaud connaissant le manager de la salle, on a une sorte d’option sur la date qu’il faudra cependant confirmer avec un acompte.

Celui-ci sera pris en charge par un des partenaires si la proposition est validée.

L’espace fait 400m2 dont une salle de conférence de 150m2 et un rooftop avec vue mer.

Elle est entièrement équipée niveau sono.

Il nous faudra simplement prévoir de quoi streamer.

@Cyrille propose d’apporter son matériel de stream, cependant un peu léger niveau qualité vidéo (webcam) et nombre de micros.

Si quelqu’un a mieux, on prend !

Nourriture et boissons

Afin de garder un budget raisonnable et rester flexibles, nous avons écarté la possibilité de faire intervenir un traiteur. Nous commanderons donc des pizzas en livraison et irons acheter des boissons qui seront stockées sur place au frais.

Budget

Voici une estimation du budget maximum à l’heure actuelle. Celui-ci peut varier : à la baisse si nous parvenons à rassembler d’autres partenaires, à la hausse si nous augmentons le nombre de participants et donc le budget nourriture/boisson.

Le budget restant donne un objectif de sponsors à rassembler et valider par écrit avant l’événement pour éviter les déconvenues de l’an dernier.

Partenaires	4
Participants	150
Coût total salle	3 720,00 €
Nb Pizzas par personnes	0,50
CU Pizza	10,00 €
Boisson par personne (L)	0,33
CU Boisson (L)	6,00 €
Budget à couvrir par les sponsors	1 980,00 €

Rédacteur

@Cyrille